Robotic Process Automation (RPA) é um sistema que permite automatizar processos e tarefas rotineiras que normalmente são realizadas por funcionários. Este sistema pode funcionar em diferentes aplicativos, plataformas e departamentos. O RPA se integra bem com a infraestrutura de TI existente e não requer nenhuma instalação adicional. As empresas não precisam investir pesadamente para automatizar processos essenciais. Existem várias maneiras de usar o RPA de forma eficaz e algumas delas são mencionadas a seguir:
- Atendimento ao Cliente
Os clientes modernos estão acostumados a respostas rápidas e soluções eficazes. É possível entregar os resultados que os clientes desejam, com o auxílio da automação. Os RPAs criados com foco no atendimento ao cliente podem classificar as dúvidas e oferecer respostas iniciais aos clientes, de maneira rápida e segura. Também é possível separar as dúvidas em diferentes categorias, como departamento de tecnologia, departamento financeiro e muito mais. A classificação garante que as dúvidas cheguem ao agente de atendimento correto para uma resolução rápida e não há necessidade de que a chamada do cliente seja transferida de um executivo para outro. Geralmente o atendimento ao cliente tem vários processos baseados em regras que podem ser automatizados e simplificados. De acordo com a pesquisa, entre 70% a 80% dos processos baseados em regras podem ser automatizados e é uma boa ideia começar com o atendimento ao cliente. - Entradas e saídas de Faturas ou NFs
O grande volume de processamento de faturas tem tarefas manuais repetitivas que podem resultar em atrasos e pagamentos incorretos. O processamento de faturas tem muitos desafios, como organizar os diversos dados consolidados de várias fontes em um único sistema de banco de dados financeiro, etc. O RPA processa automaticamente as faturas assim que recebidas, direciona ou organiza um fluxo de aprovações, ele consegue com facilidade copiar e melhorar o processo humano independente das regras utilizadas. No caso de faturas recebidas em papel, o OCR entra em ação para padronizar os dados. O RPA pode automatizar a entrada de dados, erro de reconciliação e até mesmo processar certas tomadas de decisão necessárias para o processamento de faturas, o que minimiza a necessidade de intervenção humana. É possível automatizar o processo de ponta a ponta, desde o recebimento até o pagamento, com muita segurança e tempo de implantação reduzido.
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A consistência de dados em sistemas corporativos é uma tarefa muito tediosa e demorada. O representante de vendas precisa gastar seu tempo crítico inserindo dados no sistema CRM, bem como no sistema ERP. Os analistas financeiros precisam replicar os dados e inseri-los em outro sistema ou módulo. Isso pode resultar em duplicação, produzir erros e afetar a produtividade. Com o RPA é possível realizar atividades de vendas de ponta a ponta, automatizando tarefas como entrada de pedidos de vendas, faturamento, etc. Isso ajudará a manter um banco de dados removendo dados duplicados, melhorando a experiência do cliente e aumentando a satisfação do time comercial. Dessa forma a equipe pode se concentrar em sua tarefa principal – prospecção e geração de mais negócios. - Folha de pagamento
O processamento da folha de pagamento é uma tarefa demorada e repetitiva para a equipe de RH em todas as organizações e também requer um grande volume de esforços de entrada de dados. Isso pode resultar em imprecisão dos dados, o que pode causar atrasos no pagamento, insatisfação do funcionário e problemas contábeis com prejuízos ireparáveis. O RPA pode verificar a consistência dos dados dos funcionários em vários sistemas, validar planilhas de horas e descontos. Ele também pode automatizar a criação de arquivos de pagamento, administrar benefícios e reembolsos. O RPA pode realizar automação para transações relacionadas à folha de pagamento de ponta a ponta para evitar imprecisões e atrasos. - Comparação de preços
Muitas vezes, as empresas precisam fazer compras a granel ou de diversos fornecedores para fabricar seus produtos ou serviços e o custo desses insumos influencia diretamente na receita e lucros da empresa. O processo de pesquisa pode ser demorado e complicado, e é por isso que muitas empresas já começaram a usar o RPA. O sistema não apenas compara preços de diferentes fornecedores, mas também pode comparar atributos e qualidade do produto. As empresas podem comprar os melhores recursos com os melhores preços possíveis naquele momento e também auxiliar na estratégia de negociação com os forencedores. - Informações do cliente
O RPA pode ajudá-lo a armazenar, classificar e organizar todos os tipos de informações do cliente para garantir que tudo esteja facilmente acessível. O sistema irá categorizar automaticamente diferentes dados como informações de contato, histórico de compras, preferências, informações pessoais como aniversários ou datas especiais. O RPA pode gerar relatórios e exibir todas as informações para executivos de atendimento ao cliente, vendedores e diretoria. Não há necessidade de inserir manualmente essas informações ou se preocupar com sua precisão. O RPA é mais preciso do que as pessoas e tem uma margem de erro menor. Armazenar informações é um dos trabalhos mais trabalhosos e pode causar muito estresse. A adoção do RPA pode reduzir as tarefas repetitivas em quase 80%. Outro ponto de extrema relevancia é a Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD. Tornar essa armagenagem e estruturação dos dados adequadas as novas políticas não é mais opcional e sim obrigatório para todas as empresas que coletam dados pessoais. - Controle do RH
Armazenar e processar dados do RH é uma tarefa desafiadora. Leva muito tempo e pode ser um processo tedioso. Uma empresa de sucesso gera grandes quantidades de dados de funcionários, que podem ser difíceis de classificar e organizar. O sistema RPA pode coletar e organizar todas as informações que seu departamento de RH exige. Informações como histórico de funcionários, folha de pagamento, reembolsos, nível de treinamento, todos esses dados podem ser classificadas e armazenadas por meio do RPA. Ele pode lidar com todas as tarefas do dia-a-dia e permitir que seus funcionários de RH se concentrem no aspecto humano. Eles podem trabalhar para melhorar a produtividade dos funcionários e a cultura de trabalho, itens que não podem ser controlados pela automação. - Reembolsos Rápidos aos clientes
A reputação de uma empresa depende da rapidez com que ela pode processar os reembolsos. Os clientes desejam que esse processo seja rápido e contínuo, mas é mais fácil falar do que fazer. Reclamações e solicitações de devolução geram muitos dados que podem ser cansativos de classificar. O sistema RPA trata o assunto de forma eficaz e processa o reembolso sem demora. Isso melhora a experiência geral do cliente e tem um impacto positivo em na reputação da sua marca. - Recrutamento
O RPA também pode ajudar no recrutamento, o que pode agilizar o processo seletivo consideravelmente. O sistema pode obter currículos de diferentes plataformas, acessar valor, classificar por meio de spam ou aplicativos indesejáveis e outros fatores. Isso pode agilizar o processo de recrutamento por uma margem considerável. Reduzindo o estresse dos recrutadores e permitir que eles acessem todos os candidatos de maneira mais completa. Cerca de 90% a 95% dos processos de recrutamento vitais, como triagem, avaliação, medição, a bordo e administração, podem ser tratados pelo RPA. - Extraia dados em diferentes formatos
Os dados podem aparecer em diferentes formatos, desde texto editável até notas manuscritas. Os profissionais de entrada de dados lutam para ler as informações e inseri-las no sistema. A tecnologia de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) é facilmente capaz de ler as informações de fontes de formatos diferentes e inseri-las no sistema de forma padronizada. Todo o processo pode ser automatizado com pouco comprometimento na precisão das informações. Se sua empresa precisa coletar e armazenar informações de diferentes fontes, o RPA é um ótimo investimento. Os funcionários gastam cerca de 10% a 20% de suas horas de trabalho em tarefas computacionais repetitivas como esta. Você pode economizar todo esse tempo e direcioná-lo para algo mais produtivo.
Conclusão:
Como você pode ver, o RPA pode ser implementado de várias maneiras interessantes. Na AutomationEdge, incentivamos as empresas a experimentar o sistema. Você não precisa implementar a automação em todo o negócio desde o início. Comece pequeno e automatize um processo de cada vez para ver se é a escolha certa para sua empresa.
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