Robotic Process Automation (RPA) é um sistema que permite automatizar processos e tarefas rotineiras que normalmente são realizadas por funcionários. Este sistema pode funcionar em diferentes aplicativos, plataformas e departamentos. O RPA se integra bem com a infraestrutura de TI existente e não requer nenhuma instalação adicional. As empresas não precisam investir pesadamente para automatizar processos essenciais. Existem várias maneiras de usar o RPA de forma eficaz e algumas delas são mencionadas a seguir:

  1. Atendimento ao Cliente
    Os clientes modernos estão acostumados a respostas rápidas e soluções eficazes. É possível entregar os resultados que os clientes desejam, com o auxílio da automação. Os RPAs criados com foco no atendimento ao cliente podem classificar as dúvidas e oferecer respostas iniciais aos clientes, de maneira rápida e segura. Também é possível separar as dúvidas em diferentes categorias, como departamento de tecnologia, departamento financeiro e muito mais. A classificação garante que as dúvidas cheguem ao agente de atendimento correto para uma resolução rápida e não há necessidade de que a chamada do cliente seja transferida de um executivo para outro. Geralmente o atendimento ao cliente tem vários processos baseados em regras que podem ser automatizados e simplificados. De acordo com a pesquisa, entre 70% a 80% dos processos baseados em regras podem ser automatizados e é uma boa ideia começar com o atendimento ao cliente.
  2. Entradas e saídas de Faturas ou NFs
    O grande volume de processamento de faturas tem tarefas manuais repetitivas que podem resultar em atrasos e pagamentos incorretos. O processamento de faturas tem muitos desafios, como organizar os diversos dados consolidados de várias fontes em um único sistema de banco de dados financeiro, etc. O RPA processa automaticamente as faturas assim que recebidas, direciona ou organiza um fluxo de aprovações, ele consegue com facilidade copiar e melhorar o processo humano independente das regras utilizadas. No caso de faturas recebidas em papel, o OCR entra em ação para padronizar os dados. O RPA pode automatizar a entrada de dados, erro de reconciliação e até mesmo processar certas tomadas de decisão necessárias para o processamento de faturas, o que minimiza a necessidade de intervenção humana. É possível automatizar o processo de ponta a ponta, desde o recebimento até o pagamento, com muita segurança e tempo de implantação reduzido.

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  3. Pedidos de venda
    A consistência de dados em sistemas corporativos é uma tarefa muito tediosa e demorada. O representante de vendas precisa gastar seu tempo crítico inserindo dados no sistema CRM, bem como no sistema ERP. Os analistas financeiros precisam replicar os dados e inseri-los em outro sistema ou módulo. Isso pode resultar em duplicação, produzir erros e afetar a produtividade. Com o RPA é possível realizar atividades de vendas de ponta a ponta, automatizando tarefas como entrada de pedidos de vendas, faturamento, etc. Isso ajudará a manter um banco de dados removendo dados duplicados, melhorando a experiência do cliente e aumentando a satisfação do time comercial. Dessa forma a equipe pode se concentrar em sua tarefa principal – prospecção e geração de mais negócios.
  4. Folha de pagamento
    O processamento da folha de pagamento é uma tarefa demorada e repetitiva para a equipe de RH em todas as organizações e também requer um grande volume de esforços de entrada de dados. Isso pode resultar em imprecisão dos dados, o que pode causar atrasos no pagamento, insatisfação do funcionário e problemas contábeis com prejuízos ireparáveis. O RPA pode verificar a consistência dos dados dos funcionários em vários sistemas, validar planilhas de horas e descontos. Ele também pode automatizar a criação de arquivos de pagamento, administrar benefícios e reembolsos. O RPA pode realizar automação para transações relacionadas à folha de pagamento de ponta a ponta para evitar imprecisões e atrasos.
  5. Comparação de preços
    Muitas vezes, as empresas precisam fazer compras a granel ou de diversos fornecedores para fabricar seus produtos ou serviços e o custo desses insumos influencia diretamente na receita e lucros da empresa. O processo de pesquisa pode ser demorado e complicado, e é por isso que muitas empresas já começaram a usar o RPA. O sistema não apenas compara preços de diferentes fornecedores, mas também pode comparar atributos e qualidade do produto. As empresas podem comprar os melhores recursos com os melhores preços possíveis naquele momento e também auxiliar na estratégia de negociação com os forencedores.
  6. Informações do cliente
    O RPA pode ajudá-lo a armazenar, classificar e organizar todos os tipos de informações do cliente para garantir que tudo esteja facilmente acessível. O sistema irá categorizar automaticamente diferentes dados como informações de contato, histórico de compras, preferências, informações pessoais como aniversários ou datas especiais. O RPA pode gerar relatórios e exibir todas as informações para executivos de atendimento ao cliente, vendedores e diretoria. Não há necessidade de inserir manualmente essas informações ou se preocupar com sua precisão. O RPA é mais preciso do que as pessoas e tem uma margem de erro menor. Armazenar informações é um dos trabalhos mais trabalhosos e pode causar muito estresse. A adoção do RPA pode reduzir as tarefas repetitivas em quase 80%. Outro ponto de extrema relevancia é a Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD. Tornar essa armagenagem e estruturação dos dados adequadas as novas políticas não é mais opcional e sim obrigatório para todas as empresas que coletam dados pessoais.
  7. Controle do RH
    Armazenar e processar dados do RH é uma tarefa desafiadora. Leva muito tempo e pode ser um processo tedioso. Uma empresa de sucesso gera grandes quantidades de dados de funcionários, que podem ser difíceis de classificar e organizar. O sistema RPA pode coletar e organizar todas as informações que seu departamento de RH exige. Informações como histórico de funcionários, folha de pagamento, reembolsos, nível de treinamento, todos esses dados podem ser classificadas e armazenadas por meio do RPA. Ele pode lidar com todas as tarefas do dia-a-dia e permitir que seus funcionários de RH se concentrem no aspecto humano. Eles podem trabalhar para melhorar a produtividade dos funcionários e a cultura de trabalho, itens que não podem ser controlados pela automação.
  8. Reembolsos Rápidos aos clientes
    A reputação de uma empresa depende da rapidez com que ela pode processar os reembolsos. Os clientes desejam que esse processo seja rápido e contínuo, mas é mais fácil falar do que fazer. Reclamações e solicitações de devolução geram muitos dados que podem ser cansativos de classificar. O sistema RPA trata o assunto de forma eficaz e processa o reembolso sem demora. Isso melhora a experiência geral do cliente e tem um impacto positivo em na reputação da sua marca.
  9. Recrutamento
    O RPA também pode ajudar no recrutamento, o que pode agilizar o processo seletivo consideravelmente. O sistema pode obter currículos de diferentes plataformas, acessar valor, classificar por meio de spam ou aplicativos indesejáveis e outros fatores. Isso pode agilizar o processo de recrutamento por uma margem considerável. Reduzindo o estresse dos recrutadores e permitir que eles acessem todos os candidatos de maneira mais completa. Cerca de 90% a 95% dos processos de recrutamento vitais, como triagem, avaliação, medição, a bordo e administração, podem ser tratados pelo RPA.
  10. Extraia dados em diferentes formatos
    Os dados podem aparecer em diferentes formatos, desde texto editável até notas manuscritas. Os profissionais de entrada de dados lutam para ler as informações e inseri-las no sistema. A tecnologia de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) é facilmente capaz de ler as informações de fontes de formatos diferentes e inseri-las no sistema de forma padronizada. Todo o processo pode ser automatizado com pouco comprometimento na precisão das informações. Se sua empresa precisa coletar e armazenar informações de diferentes fontes, o RPA é um ótimo investimento. Os funcionários gastam cerca de 10% a 20% de suas horas de trabalho em tarefas computacionais repetitivas como esta. Você pode economizar todo esse tempo e direcioná-lo para algo mais produtivo.

Conclusão:
Como você pode ver, o RPA pode ser implementado de várias maneiras interessantes. Na AutomationEdge, incentivamos as empresas a experimentar o sistema. Você não precisa implementar a automação em todo o negócio desde o início. Comece pequeno e automatize um processo de cada vez para ver se é a escolha certa para sua empresa.
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