À medida que as empresas lidam com o impacto da pandemia, o mundo está optando rapidamente por serviços alternativos que mitigam os riscos de fornecimento, otimizam o fluxo de caixa e o capital de giro, mantendo a lucratividade.
Devido a essas incertezas, a automação (RPA) e a Inteligência Artificial (IA) impulsionarão o crescimento do setor de compras durante o período de previsão e além.
A compra como uma função é limitada devido a operações manuais demoradas e propensas a erros. Além disso, a função atualmente envolve operações de alto volume e alta transação que, mais uma vez, exigem um investimento de tempo e dinheiro.
No mundo das compras, o desejo de automatizar e eliminar todos os procedimentos demorados sempre foi predominante.
Todos os gestores de compras estão ansiosos para que a IA e a automação inteligente sejam o caminho ideal para transcender os métodos manuais para processos de compras completamente automatizados.
Suavizando o caminho para a automação de compras
Ao adotar o RPA, os departamentos de compras podem aumentar a produtividade, reduzir as despesas operacionais e liberar especialistas para se concentrar em tarefas de maior valor, como administração e análise de categorias.
Além disso, quando usado em conjunto com IA, ou seja, automação inteligente, os profissionais de compras podem se tornar melhores parceiros de negócios, obtendo acesso a dados mais estratégicos.
Dados estruturados e não estruturados podem ser manipulados (ou seja, coletados, extraídos e analisados) usando RPA e inteligência artificial.
Como as requisições podem ser preparadas e encaminhadas automaticamente para aprovadores, compradores e fornecedores, os processos podem ser acelerados.
A necessidade de adoção de RPA aumenta ainda mais considerando problemas como, armazenamento de dados inadequado ou enormes volumes de papel, o que pode dificultar o acompanhamento de pedidos de compra, monitorar gastos, detectar comportamentos fraudulentos e limitar a capacidade de prever necessidades futuras.
Então, se precisarmos nos aprofundar ainda mais, vamos refletir sobre os motivos pelos quais as funcionalidades de compras precisam investir em automação inteligente ou RPA?
Antes de entrarmos nos motivos, você sabe que a AutomationEdge lançou a plataforma de Hiperautomação no modelo SaaS. Então, agora, você pode começar pequeno e aumentar as automações na sua velocidade.
Em termos de números, a adoção de RPA em qualquer setor ou serviço se traduz em um aumento de 600-800% no retorno do investimento em automação. E, para a função de compras, os benefícios estão além da imaginação.
No geral, a automação está produzindo uma mudança fundamental na forma como as empresas de compras estão se preparando para o futuro digital.
Devido a fatores específicos do setor de compras descritos acima, a adoção e a popularidade do RPA cresceram globalmente.
De acordo com um relatório da KPMG publicado em 2020, prevê-se que o mercado global de RPA e IA atinja US$ 157,2 bilhões. Isso se alinha com o fato de se tornar uma das cinco principais prioridades de investimento para um terço de todos os CIOs em todo o mundo.
Como resultado, acreditamos que os CPOs devem estar cientes de alguns casos de uso do mundo real para automação de processos robóticos em compras. Então, vamos explorá-los!
Casos de sucesso em RPA no processo de aquisição.
Em compras, o RPA é especialmente útil para trabalhos repetitivos.
Na realidade, qualquer procedimento de contratação pode ser automatizado desde que seja realizado de forma continua, usando os mesmos procedimentos repetidos.
Pedidos de compra para Requisição de compra: O processamento manual de pedidos de compra e a produção de requisições de compra frequentemente resulta em atrasos e uma baixa classificação de precisão. Os robôs de software aceleram o processo, simplificando-o e concluindo-o em menos tempo.
Gerenciamento de contratos: o RPA ajuda a instalar mecanismos elaborados de rastreamento de desempenho para uso de contratos visando identificar e coletar todos os possíveis abatimentos, descontos, preços diferenciados, além de penalidades e alterações de remuneração para problemas de SLA.
Por meio do rastreamento em tempo real, as empresas podem gerenciar melhor as consultas e disputas dos fornecedores ou emitir notificações para uma resolução mais rápida.
Gerenciamento de relacionamento com fornecedores: O gerenciamento do relacionamento com fornecedores é baseada na comunicação em tempo real e na resolução de problemas. Além disso, o RPA permite verificar e-mails com eficiência e destacar todas as escalações e interações que precisam de atenção constante.
Com automação inteligente e RPA em jogo, a equipe de compras pode determinar e questionar se os processos de resolução estão alinhados com o TAT estimado. Portanto, o RPA acabou sendo um divisor de águas para as funcionalidades de aquisição globalmente.
Previsão de oferta e demanda: O uso de automação de processos robóticos em compras também pode ajudar no planejamento de demanda e suprimento do início ao fim.
O raciocínio é que os bots de RPA podem ajudar na remoção de barreiras de informações entre setores (por exemplo, gerenciamento de compras, remessa, armazenamento e inventário) e centralizar seu gerenciamento. Ele ajuda a conduzir a devida diligência do fornecedor abrangendo várias categorias propensas a riscos associadas à revisão, processamento e pontuação de dados de fornecedores de todos os indicadores de risco imediatamente.
Isso é predominantemente importante para aumentar a eficiência e reduzir o tempo de retorno.
O controle de estoque é essencial: Isso é fundamental para todos os negócios, independentemente do setor, pois é necessário para determinar se os níveis de estoque podem atender às necessidades do cliente. O RPA automatiza o monitoramento meticuloso desses níveis.
O Processamento Inteligente de Documentos (IDP) ajuda a rastrear a disponibilidade do produto no setor e gera alertas em tempo real para as pessoas envolvidas ou informa as unidades de produção quando o estoque fica abaixo do limite prescrito.
Gestão de Ordens de Serviço: Os funcionários podem ter dificuldade em acompanhar as necessidades dos clientes e ordens de serviço incompletas, resultando em perda frequente de receita.
Os robôs de software tornam o processo mais gerenciável e, assim, ajudam a reduzir as perdas, criando uma lista detalhada de todos os requisitos básicos necessários para criar um produto maduro.
Procure to Pay (P2P): As empresas estão nadando na pressão de resolver rapidamente as faturas vencidas, resultando em fornecedores chateados e tensão interminável entre colegas de trabalho. Mas, a integração do sistema de compras e contas a pagar garante luz no fim deste túnel.
A automação P2P aproveita a tecnologia para ajudá-lo a automatizar, organizar e controlar a lista de tarefas associadas ao processo de compras.
Conclusão: a era dominada pelo RPA
Por fim, como resultado, o primeiro passo em sua jornada de RPA deve ser determinar quais trabalhos podem lucrar com isso e qual plataforma escolher. Depois de fazer uma análise de custo-benefício e pesquisar possíveis fornecedores de RPA, você estará pronto para criar um projeto piloto com escalabilidade orientada para o futuro.
No futuro, podemos imaginar um cenário em que tenhamos robôs atuando como comprador e vendedor nas discussões de compras.
O RPA pode parecer mais uma tecnologia disruptiva. É, no entanto, a abordagem mais eficaz para preparar sua empresa para a IA.
A adoção do RPA deve ser o primeiro passo no roteiro digital para muitos setores de compras, pois permitirá que eles sustentem esforços mais complicados no futuro.
Comece com processos pequenos e regras simples e vá aumentando a complexidade. Com a plataforma da AutomationEdge você pode adequar seu investimento conforme essa evolução acontecer. Vamos agendar uma conversa?