Os departamentos de finanças e contabilidade de cada organização estão sobrecarregados devido à falta de recursos, aumento do volume de transações, tarefas manuais repetitivas e fontes de entrada diversificadas. A solução não pode ser adicionar novos funcionários, pois o treinamento e a remuneração se multiplicarão drasticamente. A jogada mais inteligente é preencher essas lacunas de produtividade no setor financeiro com o poder da automação e do RPA.
A automação de processos robóticos surgiu como a solução de crescimento mais rápido em todo o setor financeiro, transformando todos os processos dirigidos por humanos. Ele elimina todos os erros de entrada de dados para fornecer precisão total e tempos de processamento reduzidos – com o menor custo possível em comparação com a equipe manual. O RPA permite que as empresas se beneficiem de uma implementação rápida e um ROI extremamente ágil imediatamente.
Os institutos financeiros em todo o mundo ainda estão lutando para mitigar o envolvimento humano e aumentar sua produção de forma drástica e contínua. Normalmente, eles começam pequenos, com programas-piloto bem articulados que têm financiamento limitado, mas com objetivos bem claros. Em vários países, as imposições fiscais e legalidades são muito complexas para serem administradas com proficiência por humanos. Nesse cenário, as soluções RPA podem permitir que essas equipes gastem comparativamente menos tempo em atividades repetitivas e se concentrem no desenvolvimento de seus objetivos estratégicos.
Download dos arquivos de declaração de impostos : É muito comum as empresas perderem tempo com um colaborador para acessar as contas e baixar os arquivos de declaração de impostos ou boletos para fazer a reconciliação posteriormente. Essa tarefa pode ser demorada e pode causar erros nas operações.
Account Receivable or Accounts Payable Automation: AR or AP Automation allows modernization of all accounts receivable or payable processes leveraging RPA and electronic systems for a more prompt delivery mechanism of invoices.
Processamento de NFs: a automação do processamento de faturas simplifica a extração de dados de faturas, o preenchimento de informações no sistema de contas a pagar e o processamento de dados de faturas. Usados com eficácia, todos os sistemas de automação de faturas economizam tempo e recursos valiosos.
Fechamento mensal: as plataformas de automação simplificam todas as tarefas críticas de fim de mês de maneira ágil, pois o software lida com todos os cálculos complicados com um único clique.
Reconciliação bancária: a reconciliação automatizada acelera efetivamente todos os processos contábeis, verificando automaticamente todos os extratos bancários em relação aos registros de transações.
Boletos de pagamento no ERP: as empresas automatizam não só o download de contas, recibos ou cobrança, mas também o seu processamento nas plataformas de gestão como SAP e / ou TOTVS, eliminando a necessidade de implantar um FTE.
Atualização de Certificados: Muitas empresas precisam manter diversos certificados atualizados e, para isso, precisam controlar e acessar diversos sites. Com a automação, as empresas podem deixar essas atividades com um robô, executando-as com mais frequência e rastreando sua data de vencimento.
Registro e validação de fornecedores: para alguns clientes, o volume de solicitações de novos fornecedores é muito maior e, por isso, eles lutam com o processo de registro sempre que adicionam novos fornecedores. Ao automatizar essa tarefa, as equipes podem economizar o tempo de cadastro e realizar uma auditoria mais constante sobre esses fornecedores para seu setor tributário de forma mais simples e regular. Isso vai economizar o tempo gasto nessas tarefas pelos funcionários, aumentando ainda mais a receita.
Principais benefícios da automação de processos financeiros
A automação financeira elimina todos os procedimentos desajeitados, livrando os humanos das tarefas pesadas. Abaixo mencionados estão os poucos benefícios principais que a automação do processo financeiro oferece:
Integridade de dados: até mesmo as empresas com as melhores equipes financeiras têm um grande escopo de procedimentos para evitar erros diversos, pois dependem de muitas coisas além do controle humano. Pequenos erros, mudanças nas políticas ou fornecedores complicados são um desafio para manter a precisão dos dados. Com o início da automação, as empresas podem ter certeza de que não haverá erros de dados, de modo que os números fornecidos sejam absolutamente precisos.
Eficiência aprimorada: a mudança dos processos manuais para os automatizados pode permitir que as equipes financeiras suavizem todas as funções existentes. Um sistema automático e confiável deve ser um substituto para qualquer sistema legado que retarde a equipe financeira.
Aprovações mais rápidas: seja sobre a aprovação do orçamento ou um pedido de reembolso significativo, os sistemas de aprovação automatizados atuam como uma bênção. Como vantagem adicional, também é possível eliminar todos os e-mails necessários para verificar o status de cada tíquete.
Visão 360 graus: Com todos os sistemas interconectados, as equipes financeiras podem ter uma visão completa de 360 graus. A automação ajuda a compreender a lógica adequada por trás de todos os relatórios financeiros flutuantes, permitindo que os funcionários tomem decisões de negócios mais rápidas e inteligentes.
Atualmente, as organizações incorporaram seus sistemas individuais de detecção de fraude automatizada para lidar com essas ameaças de forma proativa. A maioria desses mecanismos é baseada em técnicas de RPA, permitindo que os bancos monitorem e eliminem todas as ameaças antes que se tornem incontroláveis. Notificações e alertas automatizados podem ser gerados para as partes relevantes envolvidas, para acionar uma cadeia de eventos para garantir a recuperação oportuna. Essa tecnologia avançada, juntamente com análises preditivas e plataformas de aprendizado de máquina, pode analisar todos os dados existentes e rastrear todas as ameaças anteriores para estabelecer um mecanismo de defesa robusto para todas as transações fraudulentas.
Gerenciar o fluxo diário de investimentos e despesas em uma organização requer muito conhecimento técnico e habilidades mentais. A contabilidade e outras responsabilidades financeiras envolvem matemática complexa. Os contadores precisam conhecer profundamente o emaranhado tributário, regulamentações governamentais, mudanças nos padrões financeiros internacionais e certas decisões executivas estratégicas. Portanto, a automação e o RPA são a nova maneira de operar os departamentos financeiros, permitindo que as pessoas redefinam seu foco em atividades de alto valor para si mesmas e para sua empresa – abrindo caminho para a transformação digital!